E-MAIL & MILIS

E- MAIL

A. Mengenal Email

Electronic Mail (Email) adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakan dalam internet. Konsep dasar email mirip dengan surat pos biasa. Pengiriman surat konvensional membutuhkan waktu lama. Berbeda dengan pos, email akan dikirimkan secara elektronik dalam waktu singkat jika tidak ada gangguan.

     B. Jenis-jenis Email dan cara mendapatkannya

a. Pop mail (Post Office Protocol) 
Merupakan tipe email yang memungkinkan pembacanya tidak harus online/terhubung ke internet. Pengiriman Pop mail menggunakan protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Untuk memeriksa email di server Pop mail, kamu harus connect ke server Pop mail kemudian men-download semua email yang ada. Setelah itu kamu bisa memutuskan koneksi internet dan membaca email tersebut di komputermu. 

Kelebihan menggunakan layanan email berbasis Pop3:

• Email yang telah masuk kedalam komputer lokal dapat dibaca secara offline.
• Menggunakan email berasis Pop3 dapat mengurangi lama akses internet. Akibatnya, biaya akses internet  dapat dikurangi.
• Pengarsipan email jauh lebih mudah dan aman. Hal ini disebabkan pengelolaan email dilakukan pada komputer anda sendiri, bukan pada komputer server.

Kelemahan email berbasis Pop3 :

• Memerlukan perangkat lunak tersendiri. Contohya : Outlook Express, Eudora Mail, Muut
• Email anda hanya dapat diakses menggunakan komputer yang telah terinstal email client. Artinya, anda tidak dapat memeriksa email dari sembarang komputer

b. Email Berbasis Web

Email ini merupakan email yang banyak ditawarkan oleh berbagai situs seperti : Yahoo, Google, Hotmail.

Kelebihan email berbasis web yaitu : 

1. Diberikan secara gratis (hanya butuh koneksi internet).

2. Kita dapat membuka email dari mana saja kita berada.

3. Tidak memerlukan email client.

4. Kapasitas penyimpana email anda tergantung pada kapasitas server

Kelemahan email berbasis web yaitu :

1. Membutuhkan biaya koneksi internet.

2. Saat mengakses email sambungan internet tidak boleh terputus, karena email hanya bisa diakses secara online.

3. Email menjadi sulit untuk diarsip. Hal itu karena email berada pada komputer server

4. Jika server mengalami masalah, email anda dapat rusak atau bahkan hilang begitu saja.

c. Email Forwarding

Email forwarding adalah layanan email yang meneruskan email yang diterimanya ke alamat email kita yang lain. Email ini bermanfaat untuk orang yang suka sering berganti alamat email.

Kelebihan email forwading :

• Kita dapat menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya
• Bila kita mengganti alamat email, kita cukup memberitahu email forwadingnya

Kelemahan email forwarding :

• Dalam mengecek email harus selalu terhubung dengan internet (harus online).
• Email ini membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke alamat email yang sesungguhnya.

C. Cara Mendapatkan Email

1) Melalui penyedia email gratis

Cara ini merupakan cara paling mudah untuk mendapatkan email. Anda tinggal masuk pada situs yang diinginkan kemudian mengisi formulir pendaftaran dan anda akan mendapatkan email secara gratis dari situs tersebut.

2) Melalui ISP (Internet Service Provider)

Cara ini umumnya disediakan oleh ISP anda, khususnya pada saat anda mendafarkan ke ISP tersebut.

3) Melalui perusahaan

Email ini diberikan oleh perusahaan tempat anda bekerja, ciri khas dari email ini adalah alamat emailnya memiliki identitas dari perusahaan tersebut.

4) Memesan sendiri

Cara ini adalah untuk mendapatkan alamat email khusus yang dapat anda tentukan sendiri, antara lain nama domainnya, identitas, dan fasilitas dari email anda tersebut. Untuk itu anda harus memesan domainnya terlebih dahulu. Pada saat memesan, otomatis anda akan membayarnya setiap bulan. Email berdasarkan cara pembayarannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu email berlangganan dan email gratis.

• Email berlangganan : email yang secara otomatis sudah mendapatkan account apabila kita telah terdaftar atau berlangganan ke salah satu provider ISP
• Email gratis : apabila kita berhubungan dengan internet melalui Telkomnet Instan atau melalui jasa warnet, maka kita harus membuat account email ke salah satu provider yang menyediakan email gratis

 

D. Cara Kerja Email dan Pengalamatan Email

Email dikirim oleh jaringan internet berupa mail server. Untuk dapat mengirim atau menerima email, anda harus memiliki account pada suatu server yang berada pada ISP.

• Alamat email terdiri dari tiga bagian, yaitu identitas pengguna, tanda @ (dibaca : at) yang berarti “lokasinya di” , dan nama domain tempat email pengguna tersebut berada.
• Untuk mengirim atau menerima surat elektronik, pemakai perlu menggunakan perangkat lunak email semacam Eudora, Outlook Express, Knail. Alternatif yang lain adalah meggunakan email berbasis web yang ditawarkan oleh berbagai portal seperti Yahoo dan Lycos.

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengiriman email :

a.  Terdaftar salah satu penyedia email, misalnya ISP/provider atau pada website tertentu yang menyediakan fasilitas email.

b.    Alamat dan tujuan dari surat yang akan dikirim.

c.    Isi surat.

 

Agar dalam pengiriman surat sampai ke tempat tujuan dengan benar, pengalamatan email mempunyai bentuk dasar sebagai berikut :

sinar_mandiri_penerbit@yahoo.co.id

a. sinar_mandiri_penerbit adalah nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (usename) yang ingin dituju dalam mailserver.

b. Yahoo.com yaitu nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya sebagai berikut :

1.) .co : second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori komersial

2.) .id : top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia.

Penulisan antar user ID dan host dipisahkan dengan @ (dibaca : at)

 

E. Mengenal Email Berbasis Web

Gmail (Google Email) merupakan penyedia layanan email gratis milik Google. Untuk menggunakan gmail.com, anda harus mengunjungi situs www.gmail.com

1. Cara Membuat Email

1.) Aktifkan web browser, lalu ketik www.gmail.com pada address bar, kemudian tekan Enter pada keyboard.

2.)  Klik Buat Akun.

3.)  Isi formilir dengan lengkap.

4.)  Setelah semua form diisi dengan lengkap, Masukan kode captcha sesuai gambar yang muncul.

5.)  Tandai pada pilihan I agree to the Google terms of service and Privacy Policy

6.)  Klik tombol I accept Create My Account (Saya menerima, buat akunku).

7.) Jika email yang anda buat berhasil, pada layar monitor akan muncul halaman email anda.

2. Membuka Email

1.)   Buka web browser lalu ketik alamat URL Gmail www.gmail.com , hingga tampil halaman depan Gmail. Masukan Username dan Password lalu klik Sign in.

2.)  Jika Username dan Password benar, maka akan tampil inbox anda.

3.)  Untuk membuka atau membaca email yang masuk klik pada judul email yang ditunjukkan oleh teks yang berwarna biru.

3. Membuat dan Mengirimkan Email

1.)   Sign In terlebih dahulu untuk membuka email

2.)  Setelah anda dapat membuka email, lalu klik tombol Compose Mail hingga tampil jendela pembuatan mail

3.)  Ketikkan alamat email penerima dan subjek/judul dari email yang akan anda kirim. Kemudian ketikkan isi surat email

Keterangan :

To : diisi dengan alamat email tujuan. Dapat juga mengirim lebih dari satu alamat email yang dipisahkan dengan tanda koma (,)

CC (Copy Carbon) : diisi dengan alamat email dari orang yang perlu menerima tembusan email yang dikirim. Daftar alamat email ini akan muncul, sehingga penerima tahu siapa saja yang menerima email tersebut. Kolom ini dapat dikosongkan.

BCC (Blind Copy Carbon) : diisi dengan alamat email dari orang yang perlu menerima tembusan email yang dikirim, namun alamat email tidak akan ditamapilkan sehingga penerima tidak tahu siapa saja yang menerima email tersebut. Kolom ini dapat dikosongkan.

Subject : diisi dengan judul, maksud, atau tema surat yang akan dikirim.

4.)  Bila telah selesai klik Send untuk mengirim pesan tersebut.

5.)  Bila pengiriman email berhasil, maka akan ada pemberitahuan bahwa email sudah dikirim.

4. Melampirkan File

1.)   Pada halaman email, klik Compose Email, ketik tujuan email dan topiknya.

2.)  Jika ingin menambahkan lampiran (attachment), klik browse dan pilih file yang akan anda lampirkan.

3.)  Setelah memilih file yang akan di lampirkan, klik .

5. Men-download File Attachment

1.)   Bukalah email yang mempunyai lampiran file.

2.)  Untuk Men-download file, klik tulisan Scan and download yang ada samping gambar. Kemudian akan muncul kotak dialog, pilh Save File untuk menyimpan file tersebut atau pilih open with agar file dapat langsung terbuka begitu proses download selesai

F. Menggunakan Email Berbasis POP3

Email berbasis POP3 memungkinkan user untuk bisa Men-download semua isi email ke hardisk melalui progam email client. Dengan cara ini penggunaan email lebih mudah karena user bisa membaca email, mengelompokkan email ke dalam folder baru, menyimpan nama kontak tanpa perlu online. Ketika anda mengirim email, anda bisa menulis email dan mengatur attachment. Sementara itu email client akan otomatis menyimpan email anda dan mengirimkan ketika computer anda sudah online. Untuk menggunakan email berbasis POP3 harus diatur konfigurasinya.

Langkah – langkah konfigurasi email POP3 pada Microsoft Outlook 2007 :

• Aktifkan MS.Outlook 2007
• Klik Tools| Email Acounts
• Klik menu Add new email account, lalu klik Next.
• Kemudian akan muncul tampilan jendela, klik POP3 lalu klik Next.
• Setelah itu akan muncul kotak dialog, silahkan isi forum dengan akun email anda tersindiri.
• Sebelum klik Next, terlebih dahulu klik tombol More Setting dan isikan data pada kolom yang ada pada halaman Advance.
• Klik OK, kemudian Finish. Sekarang anda dapat membuka akun Gmail anda melalui Ms.Outlook 2007

G. Etika Mengirim Email

Tidak Sembarang Menguntip

Fasilitas ‘Reply’ pada sebagian besar progam Mailer biasanya akan menguntip pesan asli yang aslli yang anda terima secara otomatis ke dalam isi surat anda. Jika harus menguntip pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menggunakan bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menggunakan bagian-bagian yang relevan saja.

Menghormati Privacy Orang Lain

Jika seseorang mengirim informasi kepada anda secara pribadi, anda tidak sepatutnya mengirim ke forum umum, seperti kelompok grup atau mailing list. Email pada dasarnya alat komunikasi personal.

Gunakan Subjek yang Sesuai

Menggunakan subjek atau judul yang sesuai memudahkan penerima email menangkap informasi yang kita sampaikan.

Jangan Gunakan Huruf Kapital

Dalam tata karma berkomunikasi secara tertulis semperi dengan email/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak/bernada tinggi. Sehingga akan mengakibatkan kesan yang kurang baik bagi penerima pesan.

Jangan memakai CC

Jika anda ingin mengirim email ke sejumlah orang sekaligus jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC, karena semua orang yang menerima email anda, akan bisa melihat alamat dari nama yang anda cantumkan di CC. Umumnya orang tidak suka jika alamat emailnya dibeberkan di depan umum.

Jangan Gunakan Format HTML

Jika anda tidak yakin bahwa progam email rekan anda bisa memahami/membaca kode HTML atau tidak, setidaknya gunakan plain text.                           

H. Berbagai Istilah yang Ada pada penggunaan Email

1. Sign Up : yaitu mendaftar sebagai pengguna layanan email suatu server email
2. Sign In : Masuk ke server email
3. Sign Out : Keluar dari server email
4. Compose atau Create : Membuat Email baru
5. Check mail : memeriksa email yang masuk
6. Attachment : Lampiran email berupa file
7. Reply : Membalas email ke pengirim
8. Forward : Meneruskan email ke alamat email orang lain
9. Send : Mengirim Email
10. Delete : Menghapus Email
11. Mark As Spam : Menandai pengirim surat atau surat masuk tersebut sebagai spam.
12. Cc / Carbon Copy : Daftar penerima surat dimana masing masing penerima menerima daftar penerima surat
13. Bcc / Clind carbon copy : daftar penerma surat di mana masing masing penerima tidak menerima daftar penerima surat.
14. Inbox : Folder yang berisi email masuk, dan email baru / lama
15. Outbox : Folder yang berisi email yang dikirim keluar
16. Sent : Folder yang berisi email yang terkirim ke luar
17. Draft : Folder yang berisi karangan email berbentuk draft, (draft masih bisa di edit lagi, sebelum dikrim)
18. Download Attachment : Menyimpan lampiran ke komputer lokal

MILIS

Milis atau mailing list atau groups adalah fasilitas di Internet untuk mendistribusikan email ke pengguna yang menjadi anggota milis. Milis berisi sebuah daftar alamat alamat email para anggotanya. Syarat mendaftar milis adalah memiliki alamat email. 

Alamat milis terdiri atas Id millis, tanda @ dan domain milis. Id terdiri atas huruf, angka, titik serta garis bawah. id tidak boleh diawali dan aidakhiri dengan tanda baca. Domain milis merupakan nama situs yang menyediakan jasa milis gratis, ditulis tanpa menggunakan awalan WWW. Contoh alamat milis adalah : kotakmilis@yahoogroups.com. Kotak milis merupakan Id milis, sedangkan Yahoogroups.com merupakan domain milis.

Alamat mendaftar milis ditambahkan "-subscribe" pada id milis, contohnya : kotakmilis-subsribe@yahoogroups.com, alamat keluar keanggotaan milis ditambahkan dengan "-unsubscribe" pada Id milis, dan menjadi seperti ini : kotakmilis-unsubscribe@yahoogroups.com.

Istilah Istilah Pada penggunaan Milis

Berikut adalah istilah istilah yang umum digunakan pada penggunaan Milis

1. Subscribe / join : artinya bergabung menjadi anggota milis
2. Unsubscribe / Leave : Artinya keluar dari keanggotaan milis.
3. Invite : Mengundang orang lain untuk bergabung ke milis.

Menggunakan Layanan Milis

- Bagaimana cara Membuat Milis

1. Buka web browser kamu 
2. ketik alamat situs penyedia jasa milis Seperti www.yahoogroups.com, anda ketik pada addres bar lalu enter.
3. Klik sign in atau masuk
4. Klik link Create a group
5. Pilihlah letak kategori milis
6. Klik tombol Place my group here
7. Isi identitas milis pada formulir yang telah disediakan
8. Lalu klik Continue

- Bagiaman mendaftar ke Milis ?

1. Buka halaman untuk membuat email
2. isi "to" dengan alamat pendaftaran milis
3. Klik "send:
4. buka email balasan
5. Klik link konfirmasi yang telah didapat

- Bagaimana cara mengirim email ke Milis ?

1. Buka halaman untuk membuat email
2. isi "to" dengan alamat milis
3. lalu klik "send"

- Bagaimana Keluar dari kenaggotaan Milis ?

1. Buka halaman untuk membuat email
2. Isi "to" dengan alamat keluar dari milis.
3. Klik "send"
4. Buka email balasan
5. Klik link konfirmasi tersebut.