MICROSOFT EXCEL
A. Mengenal Microsoft Excel 2007Kita harus senantiasa bersyukur karena hidup di zaman yang serba modern. Telah banyak inovasi-inovasi dari pendahulu yang memudahkan kehidupan kita sekarang. Selayaknya kita juga harus berterima kasih untuk dedikasi mereka terhadap ilmu pengetahuan dan terciptanya alat-alat canggih sehingga kita dapat bekerja lebih praktis.
Salah satu inovasi yang diciptakan untuk kemudahan kita adalah komputer. Komputer tercipta sebagai penyelesaian masalah perhitungan. Kini komputer telah dilengkapi software-software yang semakin memudahkan kita dalam mengolah data angka yang selalu menjadi masalah bagi sebagian masyarakat.
Microsoft Excel merupakan aplikasi pengolahan angka (spread sheet) yang disebut sebagai buku kerja (workbook) elektronik. Workbook ini terdiri atas kolom dan baris. Workbook dalam Microsoft Excel secara default terdiri atas 3 lembar kerja (sheet). Berikut ini beberapa istilah penting yang harus diketahui terlebih dahulu.
• Cell : perpotongan kolom dan baris
• Range : gabungan beberapa sell
• Column : kolom lembar kerja Excel
• Row : baris dari lembar kerja Excel
1. Fitur Baru Ms Excel 2007
Excel 2007 hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah. Office themes dan Excel styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang variatif, pivot table lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini.
a. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.
b. Baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
c. Pada excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 milliar.
d. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 Megabyte.
e. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4,3 miliar, sebelumnya hanya 56.
f. Junlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
g. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingkan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
h. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
i. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
j. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
k. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 miliar, sebelumnya hanya 64.000.
l. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah pivot table, saat ini mencapai 1 juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
m. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
n. Jumlah field pada pivot table dapat mencapi 16.000 sebelumnya hanya 255.
Excel 2007 hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah. Office themes dan Excel styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang variatif, pivot table lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini.
a. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.
b. Baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
c. Pada excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 milliar.
d. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 Megabyte.
e. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4,3 miliar, sebelumnya hanya 56.
f. Junlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
g. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingkan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
h. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
i. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
j. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
k. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 miliar, sebelumnya hanya 64.000.
l. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah pivot table, saat ini mencapai 1 juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
m. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
n. Jumlah field pada pivot table dapat mencapi 16.000 sebelumnya hanya 255.
2. Memulai Ms Excel 2007
Untuk memulai Ms Excel 2007 langkah-langkahnya sebagai berikut.
a. Klik tombol Start
b. All program
c. Microsoft Office
d. Microsoft Office Excel 2007
3. Jendela Ms Excel 2007
Setelah program Ms Excel terbuka maka akan muncul jendela program Ms Excel seperti di bawah ini.
Keterangan :
a. Title bar
b. Quick Access Toolbar, berisi ikon-ikon yang sangat sering digunakan, dapat diatur sesuai kebutuhan.
c. Office button, berisi menu-menu seperti yang terdapat pada menu File pada Microsoft Excel 2003.
d. Tabs, pengembangan dari menu pull down.
e. Groups, keloimpok ikon-ikon yang memiliki fungsi sama.
f. Formula bar.
g. Name box/address box.
h. Kolom, jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD.
i. Baris, baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 Dan berakhir di baris 1.048.576.
j. Sel
k. Cell pointer
l. Scroll bar
m. Sheet tabs
n. Navigations sheet buttons
o. View toolbar, berisi ikon-ikon yang mewakili menu view.
Untuk memulai Ms Excel 2007 langkah-langkahnya sebagai berikut.
a. Klik tombol Start
b. All program
c. Microsoft Office
d. Microsoft Office Excel 2007
3. Jendela Ms Excel 2007
Setelah program Ms Excel terbuka maka akan muncul jendela program Ms Excel seperti di bawah ini.
Keterangan :
a. Title bar
b. Quick Access Toolbar, berisi ikon-ikon yang sangat sering digunakan, dapat diatur sesuai kebutuhan.
c. Office button, berisi menu-menu seperti yang terdapat pada menu File pada Microsoft Excel 2003.
d. Tabs, pengembangan dari menu pull down.
e. Groups, keloimpok ikon-ikon yang memiliki fungsi sama.
f. Formula bar.
g. Name box/address box.
h. Kolom, jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD.
i. Baris, baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 Dan berakhir di baris 1.048.576.
j. Sel
k. Cell pointer
l. Scroll bar
m. Sheet tabs
n. Navigations sheet buttons
o. View toolbar, berisi ikon-ikon yang mewakili menu view.
B. Menu dan Ikon Microsoft Excel 2007
Seperti telah dijelaskan di depan bahwa tampilan menu dan ikon pada Ms Excel 2007 berbeda dengan versi sebelumnya. Menu dan ikon pada Ms Excel 2007 dikelompokkan dalam tab-tab ribbon.
Seperti telah dijelaskan di depan bahwa tampilan menu dan ikon pada Ms Excel 2007 berbeda dengan versi sebelumnya. Menu dan ikon pada Ms Excel 2007 dikelompokkan dalam tab-tab ribbon.
Pada intinya fungsi dan kegunaan dari ikon-ikon yang ada sama dengan
ikon pada versi-versi sebelumnya. Menu dan ikon Ms excel 2007 antara
lain :
1. Office Button
1. Office Button
Office button adalah pengganti menu File yang biasanya terdapat pada Microsoft Word versi sebelumnya.
Office Button berisi ikon-ikon sebagai berikut :
|
Nama
|
Fungsi
|
| New | New adalah pilihan untuk membuat dokumen baru. |
| Open | Open adalah pilihan untuk membuka kembali dokumen yang telah disimpan. |
| Save | Save adalah pilihan untuk menyimpan dokumen yang telah disimpan setelah diubah. |
| Save As | Save As adalah pilihan untuk menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama yang berbeda. |
| Print adalah pilihan untuk mencetak dokumen. | |
| Prepare | Prepare adalah pilihan untuk persiapan publikasi dokumen. |
| Send | Send adalah pilihan mengirimkan dokumen melalui e-mail atau internet Faximile. |
| Publish | Publish adalah pilihan untuk mengunggah dokumen ke internet melalui blog atau dokumen managemen server. |
| Close | Close adalah pilihan untuk menutup lembar kerja. |
2. Menu Home
Menu Home berisi operasi standar pada pengolahan data Ms Excel,
seperti menyalin data, mengatur huruf, perataan teks, dan lain
sebagainya. Ribbon yang terdapat pada menu Home adalah :
a. Clipboard
|
Nama
|
Fungsi
|
| Paste | Menampilkan data hasil Cut atau Copy |
| Cut | Memindahkan data dengan cara dipotong |
| Copy | Menyalin data |
| Format Pointer | Menyalin format data dan mengaplikasikan pada data yang lain. |
b. Font
|
Nama
|
Fungsi
|
| Font | Mengatur pilihan jenis huruf |
| Font size | Mengatur pilihan ukuran huruf |
| Bold | Membuat cetakan huruf tebal |
| Italic | Membuat cetakan huruf miring |
| Underline | Membuat cetakan huruf garis bawah |
| Increase Font size | Menambah ukuran huruf |
| Decrease Font size | Mengurangi ukuran huruf |
| Border | Menambah bingkai pada tabel |
| Fill color | Memberi warna pada tabel |
| Font color | Memberi warna pada huruf |
c. Alignment
|
Nama
|
Fungsi
|
| Top Align | Mengatur posisi teks berada di atas |
| Middle Align | Mengatur posisi teks berada di tengah |
| Button Align | Mengatur posisi teks berada di bawah |
| Orientation | Mengatur posisi teks dengan posisi menurun atau miring. |
| Align Text Left | Mengatur paragraf rata kiri |
| Align Text Center | Mengatur paragraf rata tengah |
| Align Text Right | Mengatur paragraf rata kanan |
| Decrease Indent | Mengatur teks menjorok keluar |
| Increase Indent | Mengatur teks menjorok ke dalam |
| Wrap Text | Menampilkan data dalam satu sell dengan tampilan beberapa baris |
| Merge & Center | Menggabungkan dua sell atau lebih |
d. Number
|
Nama
|
Fungsi
|
| Number format | Mengatur format angka |
| Accounting number format | Mengatur format angka dalam laporan keuangan |
| Percent style | Menambah simbol persen (%) |
| Comma style | Menambah simbol koma (,) |
| Increase decimal | Menampilkan desimal secara lebih sederhana |
| Decrease decimal | Menambah angka desimal |
e. Styles
|
Nama
|
Fungsi
|
| Conditional formatting | Mengatur format dengan kondisi tertentu |
| Format as table | Mengatur format tabel |
| Cell style | Mengatur style cell |
f. Cells
|
Nama
|
Fungsi
|
| Insert | Menambah sell |
| Delete | Menghapus sell |
| Format | Mengatur sell |
g. Editing
|
Nama
|
Fungsi
|
| Sum | Bantuan penggunaan fungsi Excel |
| Fill | Meneruskan pola urutan angka |
| Clear | Menghapus segala sesuatu yang ada di dalam sell terpilih |
| Sort & filter | Mengatur data sehingga lebih mudah untuk menganalisis |
| Find & select | Mencari dan memilih teks tertentu, format atau jenis informasi dalam workbook. |
3. Insert
a. Tables
|
Nama
|
Fungsi
|
| Pivot Table | Meringkas data menggunakan Tabel Pivot atau untuk menyisipkan Chart Pivot. |
| Table | Untuk membuat tabel. |
b.Ilustrations
|
Nama
|
Fungsi
|
| Picture | Menyisipkan gambar. |
| Clip Art | Menyisipkan gambar Clip Art. |
| Shapes | Menyisipkan bentuk-bentuk dasar. |
| SmartArt | Menyisipkan grafik SmartArt. |
c. Charts
|
Nama
|
Fungsi
|
| Column | Menyisipkan grafik batang. |
| Line | Menyisipkan grafik garis. |
| Pie | Menyisipkan grafik pie. |
| Bar | Menyisipkan grafik dalam bentuk mendatar. |
| Area | Menyisipkan grafik area. |
| Scatter | Menyisipkan grafik scatter (menyebar). |
| Other Charts | Pilihan grafik yang lain. |
d. Links
e.Text
|
Nama
|
Fungsi
|
| Text Box | Menambah text box (kotak teks). |
| Header & Footer | Menambah header dan footer dokumen. |
| Word Art | Menambah tulisan artistik WordArt. |
| Signature Line | Menambah garis tanda tangan. |
| Object | Menambah objek Microsoft Office. |
| Symbol | Menambah simbol-simbol. |
4. Page Layout
a. Themes
|
Nama
|
Fungsi
|
| Themes | Mengatur tema dokumen. |
| Color | Mengatur warna pada tema. |
| Font | Mengatur huruf pada tema. |
| Effect | Mengubah efek untuk tema. |
b. Page Setup
|
Nama
|
Fungsi
|
| Margin | Mengatur batas tepi dokumen. |
| Orientation | Mengatur posisi dokumen. |
| Size | Mengatur pilihan ukuran dokumen. |
| Print Area | Menentukan lokasi yang akan dicetak. |
| Breaks | Memberi jarak dokumen. |
| Background | Mengatur latar dokumen. |
| Print Tiles | Menentukan baris dan kolom untuk diulang setiap mencetak. |
c. Scale to Fit
|
Nama
|
Fungsi
|
| Width | Menentukan lebar dokumen ketika dicetak. |
| Heigth | Menentukan panjang dokumen ketika dicetak. |
| Scale | Menentukan skala dokumen ketika dicetak dengan file Excel. |
d. Sheet Options
|
Nama
|
Fungsi
|
| Gridlines | Mengatur garis grid nampak/tidak nampak pada dokumen Excel maupun ketika dicetak. |
| Heading | Mengatur heading nampak/tidak nampak pada dokumen Excel maupun ketika dicetak. |
e. Arrange
5. Formula
a. Function Library
b. Defined Names
c. Formula Auditing
d. Calculation
6. Data
a. Get External Data
b. Connections
c. Sort & Filter
d. Data Tools
e. Outline
7. Review
a. Proofing
b. Comments
c. Changes
8. View
a. Workbook Views
b. Show/Hide
c. Zoom
d. Window
C. Macam Menu Microsoft Excel 2007
Tampilan menu pada Excel 2007 dibedakan menjadi :
1. Office Button
Office Button adalah menu pokok pada Microsoft Office 2007. Untuk menggunakan menu ini klik pada ikon Office Button yang terdapat di pojok kanan. Setelah Office Button diaktifkan (diklik) maka akan muncul pilihan sub perintah dari Office Button.
Untuk menggunakan submenu dari Office Button dengan cara sorot menu yang dipilih kemudian klik mouse.
Misalkan untuk menggunakan menu open maka mouse diarahkan pada ikon menu open kemudian klik mouse.
2. Tab menu
Menu pada Excel 2007 disusun dalam tab-tab menu. Untuk menggunakan tab menu dengan cara sorot tab yang akan dipilih kemudian klik mouse.
3. Ikon
Ikon-ikon pada Excel 2007 merupakan sub menu dari tab menu. Ikon-ikon ini dikelompokkan ke dalam group-group yang dikenal dengan istilah ribbon.
Pengelompokkan ikon-ikon ini sangat memudahkan kita dalam penggunaan perintah-perintah pada excel 2007. Untuk menggunakan perintah dari ikon-ikon tersebut kita cukup mengaktifkan ikon-ikon tersebut dengan cara klik pada ikon yang dipilih.
Tampilan menu pada Excel 2007 dibedakan menjadi :
1. Office Button
Office Button adalah menu pokok pada Microsoft Office 2007. Untuk menggunakan menu ini klik pada ikon Office Button yang terdapat di pojok kanan. Setelah Office Button diaktifkan (diklik) maka akan muncul pilihan sub perintah dari Office Button.
Untuk menggunakan submenu dari Office Button dengan cara sorot menu yang dipilih kemudian klik mouse.
Misalkan untuk menggunakan menu open maka mouse diarahkan pada ikon menu open kemudian klik mouse.
2. Tab menu
Menu pada Excel 2007 disusun dalam tab-tab menu. Untuk menggunakan tab menu dengan cara sorot tab yang akan dipilih kemudian klik mouse.
3. Ikon
Ikon-ikon pada Excel 2007 merupakan sub menu dari tab menu. Ikon-ikon ini dikelompokkan ke dalam group-group yang dikenal dengan istilah ribbon.
Pengelompokkan ikon-ikon ini sangat memudahkan kita dalam penggunaan perintah-perintah pada excel 2007. Untuk menggunakan perintah dari ikon-ikon tersebut kita cukup mengaktifkan ikon-ikon tersebut dengan cara klik pada ikon yang dipilih.
Misalnya untuk menggunakan perintah insert Picture sorot ikon Picture.
Ada beberapa ikon yang memiliki sub ikon.
Ikon yang memiliki sub ikon ditandai dengan adanya tanda panah disudut
ikon. Untuk melihat sub ikon klik tanda panah yang ada di sudut ikon
tersebut.
4. Dialog Box
4. Dialog Box
Dialog box adalah
perintah detail yang tersembunyi dari tiap group ribbon. Untuk
mengaktifkan perintah detail tersebut dengan cara klik pada Dialog box
yang terdapat ribbon.
D. Mengaktifkan Shortcut Microsoft Excel 2007
Antarmuka ribbon di Excel 2007 lebih
mudah digunakan dengan mouse, tapi ada baiknya kalian juga mengetahui
shortcut keyboard Excel 2007 sebagai antisipasi jika mouse tidak dapat
digunakan sebagaimana mestinya ketika bekerja. Shortcut adalah kombinasi
ketikkan tombol-tombol keyboard yang membuat program melakukan perintah
tertentu. Ada cara yang cepat, mudah dan layar akan memperlihatkan apa
yang perlu kalian tekan yaitu cukup tekan tombol ” Alt” semudah itu.
Dengan menekannya, shortcut keyboard akan tampil di bagian atas dari
semua seksi yang ada pada ribbon.
Sebagai contoh, untuk membuka menu Home,
cukup tekan tombol “H” maka akan dibuka menu Home beserta shortcut dari
masing-masing ikon.
Untuk menggunakan ikon tekan tombol
shortcut dari masing-masing ikon. Misalkan untuk menggunakan atau
mengaktifkan ikon Bold dengan cara menekan tombol “1” pada keyboard.
Berikut adalah beberapa shortcut Excel yang sering digunakan :
- Tombol-Tombol Dasar
- Tombol-Tombol untuk pindah dan Menggulung (Scrolling) di Lembar kerja atau Buku Kerja
- Tombol-Tombol untuk Menyisipkan, Menghapus, Mengcopy sell Terpilih
- Tombol-Tombol untuk Format Sell
- Tombol-Tombol untuk Menampilkan Kotak Dialog
- Tombol-Tombol untuk Bekerja pada Aktif Sell atau Formula Bar
E. Aplikasi Penggunaan Menu
1. Menu Standar
1. Menu Standar
a. Membuat Dokumen Baru
Buku Kerja (workbook)
baru secara otomatis akan disediakan oleh Excel ketika kita membuka
program Excel. Buku kerja tersebut tersusun dari beberapa lembar kerja
(worksheet).
Buku kerja baru dapat kita buat dengan menggunakan perintah New. Untuk menggunakan perintah New langkah-langkahnya sbb :
1) Klik Office Button
2) New
3) Blank and Resent Blank Workbook
4) Creat
Selain melalui office
button, kita juga dapat melakukan perintah New dengan klik ikon New yang
terdapat pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan tombol Ctrl + N
pada Keyboard.
b. Menyimpan Dokumen
Dokumen yang kita buat
sebaiknya disimpan untuk antisipasi kebutuhan dokumen di lain hari.
untuk menyimpan dokumen Excel langkah-langkahnya sbb :
1) Klik Office Button
2) Pilih Save untuk
menyimpan dengan format dokumen Excel 2007 (format .xlsx). Pilih Save As
jika ingin menyimpan dengan format lain misalnya menyimpan dengan
format excel 97-2003 (format.xls)
3) Tentukan lokasi penyimpanan dengan klik pilihan pada kotak Save in.
4) Ketik nama dokumen pada kotak File name.
5) Klik tombol Save.
Cara di atas adalah
cara menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama dan format
baru. Untuk menyimpan dokumen lama yang diperbaharui caranya :
1) Klik Office Button
2) Klik Save
Dapat juga dengan klik ikon Save yang terdapat pada Quick Accses Toolbar.
c. Menutup Dokumen
Setelah selesai bekerja
dengan komputer sebaiknya komputer segera dimatikan untuk menghemat
penggunaan listrik. Sebelum komputer dimatikan pertama semua program
harus ditutup. Sebelum menutup program, dokumen yang terbuka sebaiknya
ditutup terlebih dahulu dengan cara :
1) Klik Office Button
2) Klik Close
Setelah dokumen tertutup barulah program ditutup. Untuk menutup program Excel langkah-langkahnya adalah :
1) Klik Office Button
2) Exit Excel
d. Membuka Dokumen Lama
Dalam bekerja membuat
dokumen ada kalanya kita memperbaharui data yang telah kita buat. Untuk
membuka dokumen yang kita simpan sebelum memperbaharui caranya :
1) Klik Office Button
2) Klik Open
3) Pilih lokasi dokumen yang disimpan pada pilihan Look in
4) Pilih dokumen yang akan dibuka
5) Klik tombol Open.
2. Menu Formatting
a. Mengatur Font
Jenis huruf dan ukuran huruf dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan. Pengaturan huruf terdapat pada ribbon Font menu Home.
Untuk mengganti jenis huruf aktifkan sell yang akan diganti hurufnya – klik pilihan pada kotak Font.
Sedangkan untuk mengganti ukuran huruf dengan cara aktifkan sell – klik pilihan pada kotak Font size.
Selain jenis dan ukuran
huruf, kita juga dapat mengatur cetakkan huruf dengan memanfaatkan
fasilitas yang disediakan oleh Excel seperti :
1). Ikon Bold untuk membuat cetakan Tebal.
2). Ikon Italic untuk membuat cetakan miring
3). Ikon Underline untuk membuat cetakan Garis Bawah
Untuk menggunakan aktifkan sell kemudian klik ikon pengaturan cetakan huruf Bold, Italic atau Underline.
b. Mengatur Teks dan Paragraf
Letak data pada sell
dapat kita atur supaya dokumen lebih rapi. Pengaturan penempatan data
dan paragraf terdapat pada ribbon Alignment menu Home.
Untuk mengatur Text pertama kalian aktifkan sell yang akan diatur kemudian aktifkan ikon pengaturan text dengan cara klik ikon.
1). Top Align mengatur teks berada di atas.
2). Middle Align mengatur teks berada di tengah.
3). Button Align mengatur teks berada di bawah.
Selain mengatur letak
teks pada sell terdapat juga pengaturan paragraf. Untuk menggunakan ikon
pengaturan paragraf caranya sama ketika menggunakan ikon pengaturan
teks, yaitu mengaktifkan sell kemudian mengaktifkan ikon dengan cara
klik mouse.
1). Align Text Left mengatur paragraf rata kiri.
2). Center mengatur paragraf rata tengah.
3). Align Text Right mengatur paragraf rata kanan.
c. Cut, Paste, dan Copy
Cut digunakan untuk
memindahkan data dari satu sell ke sell yang lain. Untuk menggunakan
menu ini caranya seleksi data – klik ikon Cut pada menu Home.
Contoh untuk memindahkan data pada sell A1 caranya :
1). Aktifkan sell A1
2). Klik ikon Cut
Paste digunakan untuk
menampilkan data setelah di Cut atau di Copy. Untuk menggunakan menu ini
caranya seleksi sell di mana data akan ditempatkan – klik ikon Paste
pada menu Home.
Contoh untuk menampilkan data sell A1 yang di-Cut ke dalam sell B2 caranya :
1). Aktifkan sell B2
2). Klik ikon Paste
Copy digunakan untuk
menyalin data dari suatu sel. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi
data – klik ikon copy pada menu Home.
Contoh untuk menyalin data pada sell A1 caranya :
1). Aktifkan Sell A1
2). Klik ikon Copy
Selanjutnya untuk menampilkan data salinan A1 klik ikon Paste.
F. Mengatur Dokumen Microsoft Excel 2007
Sebelum memulai pekerjaan, alangkah baiknya dipersiapkan segala sesuatunya agar tidak menimbulkan masalah. Persiapan ini merupakan bentuk sikap berhati-hati sebelum bertindak dalam pembuatan dokumen, pengaturan dokumen dilakukan sebelum mengolah data agar apa yang ditampilkan pada layar selaras dengan hasil cetaknya.
Sebelum memulai pekerjaan, alangkah baiknya dipersiapkan segala sesuatunya agar tidak menimbulkan masalah. Persiapan ini merupakan bentuk sikap berhati-hati sebelum bertindak dalam pembuatan dokumen, pengaturan dokumen dilakukan sebelum mengolah data agar apa yang ditampilkan pada layar selaras dengan hasil cetaknya.
1. Mengatur Page Setup
Sebelum membuat dokumen sebaiknya atur
dulu ukuran dokumen seperti ukuran kertas, batas pinggir kertas dengan
dokumen, dan lain sebagainya. Pengaturan ini dimaksudkan agar ketika
dokumen dicetak akan sesuai dengan yang ditampilkan pada komputer, tidak
terlalu kecil atau tidak terlalu besar sehingga data terpotong.
Pengaturan dokumen sering disebut dengan Page Setup. Pada excel 2007 pengaturan ini terdapat pada menu Page Layout.
a. Memilih Ukuran Kertas
Excel menyediakan beberapa pilihan ukuran
kertas. Klik ikon size pada ribbon page setup. Setelah diklik muncul
menu pulldown untuk pilihan ukuran kertas. Sorot jenis ukuran kertas
kemudian klik untuk memilihnya.
b. Mengatur Posisi Kertas
Posisi kertas ada 2 macam yaitu posisi
tegak (vertical) dan posisi mendatar (horizontal). Pilihan posisi kertas
ini terdapat pada ikon Orientation ribbon Page Setup. Setelah diklik
pilihan posisi akan muncul secara pulldown. Potrait untuk posisi tegak
sedangkan Landscape untuk posisi mendatar.
c. Mengatur Batas Kertas
Pengaturan batas kertas disebut dengan margin. Pada pengaturan ini adalah menentukan batas tepi kertas dengan dokumen.
2. Mengatur Kolom dan Baris
Sell adalah perpotongan antara baris dan
kolom. Data Excel diletakkan pada sell-sell. Ukuran standar suatu sell
adalah lebar 8.43 (64 pixel) dan tinggi 15.00 (20 pixel). Pada
praktiknya data yang kita input terkadang lebih besar dari ukuran
standar sell. Bagaimana mengatur sell agar sesuai dengan lebar data?
a. Mengatur Lebar Kolom
Untuk mengatur lebar kolom pertama
letakkan pointer di antara sell yang akan diperlebar. Maka kursor akan
berubah menjadi tanda anak panah kemudian klik, tahan dan geser mouse ke
arah kanan untuk melebarkan kolom.
b. Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengatur tinggi baris excel caranya
sama dengan melebarkan kolom yaitu dengan meletakkan kursor di antara
baris hingga berbentuk anak panah kemudian drop and drag ke bawah.
c. Menggabungkan Baris atau Kolom
Ketika membuat data tabel kita ada
kalanya kita menggabungkan beberapa sell menjadi satu seperti tabel di
bawah ini. Perhatikan tabelnya
Sel No, Nama dan TTL adalah penggabungan dari dua baris sell sedangkan sell Jenis kelamin merupakan penggabungan dari dua kolom.
Untuk menggabungkan dua baris/kolom
caranya yaitu seleksi baris/kolom yang akan digabungkan. Baris atau sell
ini dapat lebih dari dua. Setelah sell terseleksi kemudian klik ikon
Marge and Center yang terdapat pada ribbon Alignment menu Home.
G. Input Data Microsoft Excel 2007
Memasukkan data di sell lembar kerja dilakukan dengan mengaktifkan sell kemudian mengetikkan data diakhiri dengan menekan Tab atau Enter. Tombol Tab digunakan untuk memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama. Tombol enter digunakan untuk memindahkan sell aktif ke baris berikutnya pada kolom yang sama.
Memasukkan data di sell lembar kerja dilakukan dengan mengaktifkan sell kemudian mengetikkan data diakhiri dengan menekan Tab atau Enter. Tombol Tab digunakan untuk memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama. Tombol enter digunakan untuk memindahkan sell aktif ke baris berikutnya pada kolom yang sama.
Diperlukan keahlian dalam memasukkan data agar proses pemasukkan
data-data dapat dilakukan secara efisien dan akurat. Ada 4 jenis data
pada :
1. Data Angka
1. Data Angka
Memasukkan data angka dilakukan dengan cara mengetik angka dari bilangan tersebut.
Dalam keseharian kita menggunakan tanda titik(.) Untuk memisahkan
satuan, puluhan, ratusan, dan seterusnya serta menggunakan tanda koma(,)
untuk memisahkan pecahan desimal. Dalam Excel tanda tersebut
berkebalikan. Excel menggunakan tanda koma(,) untuk memisahkan satuan,
puluhan, ratusan dan seterusnya sedangkan tanda titik(.) untuk
memisahkan pecahan desimal.
Untuk menambahkan tanda pemisah bilangan pada sel yang telah terisi data caranya :
a). Aktifkan sell
b). Klik opsi pada ribbon Number menu Home
c). Klik tab Number
Pada kotak Category pilih Number. Isi nol (0) pada Decimal place. Beri tanda centang dengan klik kota use 1000 Separator(,).
2. Data Teks
2. Data Teks
Memasukkan data berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf-huruf dari teks tersebut.
3. Data Tanggal dan Waktu
4. Data Berurutan
5. Formula dan Fungsi
6. Data
7. Review
8. View
3. Data Tanggal dan Waktu
4. Data Berurutan
5. Formula dan Fungsi
6. Data
7. Review
8. View
H. Penggunaan
Rumus dan Fungsi
Rumus dan fungsi
dalam Excel mempunyai
pengertian yang berbeda,
rumus berupa instruksi matematika
dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti :
+,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan
sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi
siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri,
finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan lain-lain.
1. Menggunakan
Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft
Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan
dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam
rumus adalah ;
Lambang Fungsi:
+ Penjumlahan
-
Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^
Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat
urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/),
tambah (+) atau kurang (-).
2. Macam-macam formula
1. =SUM(…)
Fungsinya :
Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan :
=SUM(H5:H15)
2. =COUNT(…)
Fungsinya :
Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan :
=COUNT(B5:B15)
3. =MAX(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan :
=MAX(F1:F17)
4. =MIN(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh
: Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan :
=MIN(F1:F17)
5. =AVERAGE(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17
Penulisan :
=AVERAGE(A11:A17)
6. =ABS(…)
Fungsinya : Untuk mengubah angka-angka yang ada
dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh :
Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17
Penulisan :
=ABS(F17)
7. =SQRT(…)
Fungsinya :
Untuk menghitung akar dari bilangan X (Bilangan X tidak boleh
negatif)
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan : =
SQRT(25)
8. =IF(…;…;…)
Fungsinya :
Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk umum: =IF(logical_test ; Value_if_true ;
Value_if_false)
Contoh :
Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.
Penulisan :
=IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
(artinya jika kolom
F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika
kurang dari 60, maka GAGAL)
Keterangan :
Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak
kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan
Value_if_false
9. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya :
Untuk menghitung jumlah hari
Contoh :
=DATE(73,8,11) à 26887 hari
10. =VLOOKUP
Fungsinya :
Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum: =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num;
Range_lookup)
11. =HLOOKUP
Fungsinya :
Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num;
Range_lookup)
12. =LEFT(…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri
Bentuk umum: =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=LEFT(F17;3) à hasilnya Feb
13. =RIGHT(…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan
Bentuk umum: =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=RIGHT(F17;3) à hasilnya ari
14. =MID(…;…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum: =MID(teks;start_number; number_char)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)
Penulisan :
=MID(F17:3:3)
Komentar
Posting Komentar